La mejor manera de planificar tu evento siguiendo estos sencillos pasos

Organizar un evento requiere de diversas habilidades. Pero si tuviera que destacar, una de ellas sería sin lugar a dudas la de saber planificar. La planificación es nuestra principal herramienta para asegurarnos que un evento, sea de la naturaleza que sea, sea un éxito.

La visión de planificador, debes ser una persona metódica y estructurar en tu mente el tipo de evento que quieres, crear un guion con tus gustos y necesidades básicas a cubrir y definirlo de forma personalizada.

Cómo planificar un evento paso a paso

Veamos a continuación algunos pasos a seguir y que recomiendo:

1. Elegir fecha del evento

Lógicamente, es lo primero que tenemos que tener claro. De la fecha puede depender muchos factores. Y la climatología puede ser determinante. Una buena planificación depende de ella. Además, para una buena planificación deberíamos conocer esta fecha entre 10 1 12 meses antes del evento. En algunos eventos las fechas ya vienen definidas, en otros no. El tipo de ceremonia puede depender de la fecha.

2. Elegir el lugar

Otra de las primeras decisiones que tenemos que tomar sí o sí. Dependiendo del lugar, si es al aire libre o en cubierto, dependerá muchas de las decisiones que tomemos en el futuro.

Nuestros gustos y preferencias juegan aquí un importante papel para definir qué tipo de evento queremos. No es lo mismo si es un encuentro formal en un salón interior o desenfadado en mitad de un campo de golf, o romántico a la orilla del mar…. Eso lo dejo a vuestra elección, cada evento tiene su protocolo de actuación y sus formalismos establecidos.

3. Definir el presupuesto

Necesitamos saber con qué presupuesto contamos para organizar un evento. Es importante saber si destinaremos una partida de nuestros ingresos y ahorraremos mensualmente una cifra concreta para el montante final del evento, si tenemos un plan de ahorro, o si contamos con la ayuda o regalo de algún familiar que nos alivie un poco a la hora de hacer los pagos.

4. Lista de invitados

Es complicado saber dónde está el corte, amigos, familia, conocidos, compañeros de trabajo, etc… lo ideal es crear una lista básica de invitados, aquellas personas que deseamos que compartan realmente esta vital experiencia junto a nosotros sin dudarlo, una vez tengamos fijada esa cantidad empezaremos a valorar si realmente ampliamos la lista porque el presupuesto nos lo permite o si por el contrario no va a ser posible extenderla mucho más. En cualquier caso, en estas decisiones se valoran factores más allá de lo económico, lo emocional o racional también es importante.

5. Diseño de las invitaciones

Un paso importante a la hora de organizar un evento exitoso. Las invitaciones son nuestra carta de presentación. Por suerte, hoy en día tenemos un amplio abanico para elegir entre invitaciones diseñadas y personalizadas con nuestro propio logo, hastag…. en plantillas predefinidas e impresas o en formato digital con nuestro propio código QR.

5. Elegir el vestuario para el evento

En función del evento y del tipo de prenda que queremos lucir, hay muchos factores que definir, trajes a medida, modelos exclusivos, prendidos, joyas, calzado, complementos, tenemos que planificar y comenzar a elegir diseños y definiendo ideas para el gran día. 

6. Contratar a nuestros proveedores

Un paso importante. Veamos a continuación qué tipo de profesionales y servicios se necesitan para un evento:

  • Videógrafo y fotógrafo. Esenciales para tener un buen recuerdo del evento. Personalmente, adoro los eventos en espacios exteriores cubiertos por imágenes y vídeos creados con drones, os aseguro que son lo más…
  • Transporte y alojamiento de invitados. Estoy convencida de que si mimas a tus invitados ofreciéndoles un transporte y un alojamiento si vienen de fuera, dejando que ese día solo vayan a disfrutar del evento, les estás haciendo un gran regalo.
  • Profesionales de la estética, peluqueros, maquilladores, masajistas,… Todos ellos juegan un importantísimo papel ese día. Por tanto, es preferible que te asegures tus citas para no sufrir ningún descontento a largo plazo.
  • Audiovisuales, músicos y DJ. Como gran colofón no puede faltar en ningún gran evento el momento fiesta. Para ello debemos asegurarnos de contar con los mejores profesionales del sector, generando un ambiente único para ese día.
  • Regalos para los asistentes. Aunque las tendencias y las modas van cambiando, son una enamorada de los detalles, no debes realizar una gran inversión para ellos y tus invitados agradecerán el detalle.
  • Floristas y decoradores. Virtuosos de la decoración reflejarán con sus creaciones vuestros gustos y personalidad, no hay nada más bonito en un evento que la flor natural.

Todo esto habrá que ir confirmándolo entre 11 y 9 meses del evento. Ahora entramos en el último y vertiginoso último mes.

Es momento de confirmar nuestra lista de invitados y confeccionar el seating del evento. Elegimos la música apropiada para el gran día. Preparamos todas las sorpresas y detalles que se irán aconteciendo durante el evento.

Preparamos también el timing del evento para que no falte detalle alguno. Y lo más importante, nos tomamos una infusión relajante… Ya dejamos otras bebidas más poderosas para el gran día.

Y solo nos queda una cosa, la más importante:

¡Disfrutar de vuestro evento!

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